domingo, 24 de febrero de 2013

Partes de un oficio


Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año: Es la denominación que se le da al año actual.

Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,

Firma y pos firma: 
Firma:- Se escribe la rubrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo: Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo, y se categorizan en la Categoría: Anexos.

Distribución: Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Oficio

Agencia Municipal                                                                          
                                                                             Misantla, Ver. A 31 de mayo del 2012

OFICIO: 125
C. FELIPE AGUIRRE GUEVARA
SUB-AGENTE MUNICIPAL
RANCHERÍA POXTITLAN

Estimado Agente:

ASUNTO: Invitación a una capacitación.
       
          Por medio del presente le hago llegar una invitación para que asista a la "capacitación de comités de obra y consejo de desarrollo municipal" el cual sera impartido por el OFIS (Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz), dicha reunión se llevara a cabo el día 05 de junio del presente año a las 11:00 a.m en el salón "Ara" a un costado del salón Franche ubicado en el barrio Zotuco.

Esperando contar con su puntual asistencia, reciba un saludo afectuoso.

                                                         Atentamente

                                         ING. ARTURO RUIZ AGUILAR
                                                             
                                      DIRECTOR DE OBRAS PUBLICAS

Palacio municipal S/N Col. Centro C.P. 9321
Tels: 012353230004, 012353230361
presidentemisantla@misantlaver.gob.mx

jueves, 21 de febrero de 2013

Carta Formal

Misantla Veracruz, 21 de febrero de 2013
Sr. Enrique Peña Nieto
Presidente de la república

Estimado presidente

Me dirijo a usted para invitarlo a la graduación del C.b.t.a 135,
con el fin de dar las tradicionales despedidas del 6 semestre. En
esta oportunidad la ceremonia seria el sábado 15 de febrero, a
las 2:00 pm, en la sala del comedor de nuestra escuela.

Como todos los años, los cursos se han dividido en comisiones
que estarán a cargo de los distintos aspectos de la despedida,
como son la música, el orden de las sillas, el espectáculo y otros,
por lo cual podemos confiar en que todo saldrá de la mejor manera.

Esperando contar con su apoyo se despide atentamente

Saraí Romero Pérez.
Alumna del C.b.t.a 135

Carta Comercial

                                                                                                            Misantla , 21 de febrero de 2013    
Muebleria Misantla
Avenida #5 de Mayo
357 Residencia

Estimados señores

Con fecha del primero de febrero del presente año, nuestra empresa efectuó un pedido de 50 mesa bancos. Recibimos el envió el pasado día 10, pero al revisar los productos nos percatamos que al menos 3 mesa bancos tenían un defecto y cuya calidades es mas baja de los demás productos.

Al tener este problema no podemos validar dicha factura, mientras no recibamos el producto que se ha encargado del primero de febrero.

Esperamos su llamada telefónica para aclarar dicho problema, en el menor tiempo posible y de antemano  reciban un grato saludo.

                                                           C.b.t.a 135
                                                    Saraí Romero Pérez.

domingo, 10 de febrero de 2013

Documentos de una empresa.

Convocatoria:
Es el documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado, los temas que figuran en la propia convocatoria, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para la información, la convocatoria puede darse en el propio núcleo dela empresa tener como destinatarios a los empleados.
Actas:
El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial así como de los acuerdos tomados en ellas. Consta de tres bloques: comienza atando la localidad donde se celebra la reunión, hora, fecha, nombre de la sociedad y nombre de la sociedad y organización. Se relacionan los ausentes, indicando su cargo dentro de la organización a la que representan.
Autorización:
La autorización surge como respuesta a la petición o solicitud que hace un empleado a un superior. También puede obedecer a otros motivos, como los originados en el propio seno de la empresa para autorizar al empleado a realizar una determinada labor.
Avisos y anuncios:
Los avisos y anuncios son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto al personal de la empresa. Su lugar de colocación es el tablón de anuncios.
Boletines y revistas:
El contenido suele tener información de las actividades del ocio, a la cultura y a las acciones ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Por regla general se mandan a  confeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas.
Memoria de actividades:
Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas, fundaciones o instituciones públicas donde se reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización, suelen comenzar con un saludo al presidente, director general etc.
Nota interna:
La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre si las incidencias, peticiones entre otros que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada uno de los temas. Es conveniente dar calor a la nota interior como por ejemplo muchas gracias, un abrazo etc.
Solicitud:
En esta clase de documentos, encuadrado dentro de las comunicaciones internas sin proyección al exterior, obedece al modelo de impreso utilizado por el personal para realizar peticiones formuladas a su superior.